In den Meetings wird nicht das Wesentliche besprochen und oft viel länger als geplant. Nur pro forma zugestimmt und nach dem Meeting werden die Entscheidungen, in extremen Fällen sogar schon beim Rausgehen, in Frage gestellt mit den Worten: „Das war nichts.“ Die Gruppe teilt sich in 3 Flure auf und in allen Fluren flüstert es: „Darüber müssen wir noch einmal reden.“

Unternehmen, die Ihre Meetings nach den Kategorien operational, strategisch und kreativ gestalten und sich an diese Kategorien halten, erzielen in Meetings deutlich bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit. Denn jede Kategorie erfordert andere Besprechungsabläufe und Vorbereitungen und erzeugt beim Durchlaufen unterschiedliche Ergebnistypen.

Die meisten Unternehmen haben wöchentliche Meetings und verstehen es bestens die 3 Ebenen zu mischen. Mit mäßigem Erfolg! Der Fortschritt verlangsamt sich und die Produktivität sinkt auf ein Mittelmaß. Die Bereitschaft sich auf Kollegen einzulassen ist am Boden. Das erkennen Sie daran, dass eher reagiert anstatt agiert wird.

Hier können Sie von Sondereinheiten viel lernen: Diese Einheiten üben. Sie verbringen in der Regel 80% ihrer Zeit auf dem Platz und üben Verhaltensweisen ein, die sie dann, wenn sie im Einsatz sind, leichter abrufen können. Dieses Verhältnis ist notwendig, da diese Einheiten ihr Verhalten oder ihre Leistung unter maximalem Stress abrufen müssen.

Wie viel Zeit verwenden Sie, um zu üben? Meistens wird gesagt, dafür haben wir keine Zeit. Aber dann im Meeting drei Schleifen drehen, ohne Ende diskutieren, unterschiedliche Ziele verfolgen mit dem Effekt: das Projekt verlangsamt sich! Dafür scheint Zeit da zu sein. Erstaunlich!

Von Zeit zu Zeit halten Geschäftsführer eine Ansprache zum Thema „Vorwärtskommen oder Initiative ergreifen“ und trotzdem ändert sich nichts. Es bleibt bei der Ansprache und Meetings laufen weiter wie bisher.

Sie können konsequent die Struktur des Meetings ändern in operational, strategisch oder kreativ. Wenn ich die Kategorie des Meetings habe, kann ich das Ziel klarer definieren und die Teilnehmer haben eine bessere Chance für eine gute Vorbereitung. Die Profis bereiten sich schriftlich vor. So bringt jeder seine eigene Sicht mit ins Meeting. Anstatt, wie in manchen Unternehmen, die Mitarbeiter erst im Meeting beginnen sich mit dem Thema zu beschäftigen. Dadurch dauert das Meeting länger und bringt weniger gute Ergebnisse. Es werden dann nicht alle Punkte durchgesprochen und die entsprechenden Einsichten generiert, die es braucht, um im Nachgang die relevanten Ergebnisse zu erzeugen.

Die Meetings laufen nicht von heute auf morgen zielorientiert und fokussiert ab.

Wenn Unternehmen damit anfangen, werden Sie schnell feststellen, dass sie in alte und gewohnte Verhaltensweisen zurückfallen und wieder die drei Ebenen vermischen oder sich gar nicht erst aus ihrem Muster lösen können. Das ist ganz normal.

Auch hier können Sie wieder von Sondereinheiten, wie Feuerwehr oder Sondereinsatzkommandos, lernen, die feste Regeln und Rituale zur Reflexion und Auswertung von gemachten Erfahrungen haben. Wenden wir diese an, werden wir in die Lage kommen leichter, schneller und effizienter zu lernen.

So werden Meetings klarer, können besser vorbereitet werden, bringen deutlich besserer Ergebnisse und führen leichter zu Ihren Zielen.

5-10% Ihrer Zeit zum Einüben neuer Verhaltensweisen sind mehr als genug. Probieren Sie es aus. Was Sie üben können? Hier habe ich fünf Tipps für Sie zusammengefasst.

Fünf Tipps für Meetings, damit Sie im richtigen Film sind:

  1. Meetingkategorie (operational, strategisch, kreativ) festlegen
  2. Schriftliche Vorbereitung durch die Teilnehmer und den Leiter
  3. Problem definieren, Ziel formulieren und Fortschritt aufzeigen
  4. Ergebnisse des Meetings und Aufgaben der Teilnehmer festhalten
  5. Reflexion des Meetings (z.B. Ablauf, Ergebnisse und Stimmung)

 

Freuen Sie sich zukünftig auf Ihre Meetings! Dann sind Sie im richtigen Film!